Постановление администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области от 08.07.2019 г. №184

Администрация Воротынского муниципального района Нижегородской области

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 08.07.2019 г. № 184

О переходе Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области и ее структурных (отраслевых) подразделений на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи

В целях оптимизации работы с документами в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области и ее структурных (отраслевых) подразделениях, а так же внедрения в работу электронного документооборота, Администрация Воротынского муниципального района Нижегородской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Регламент электронного документооборота с использованием электронной подписи в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области и ее структурных (отраслевых) подразделениях.

2. Управлению делами Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области организовать переход на работу в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи.

3. До момента подключения к системе электронного документооборота с использованием электронной подписи работу по приему документов из системы электронного документооборота осуществлять на выделенном рабочем месте в соответствии с Регламентом администрации Воротынского муниципального района, утвержденного постановлением Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области от 10 мая 2016 года N 118.

4. Считать началом переходного периода на работу в системе электронного документооборота 01 июня 2019 года.

5. Настоящее постановление опубликовать в сетевом издании «Воротынская Интернет-газета» www.vorotsmi.com, а также разместить на официальном портале органов местного самоуправления «Воротынский район» http://vorotynec.omsu-nnov.ru/

6. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации Воротынского района А.А. Солдатов

 

Приложение

к постановлению Администрации

Воротынского муниципального района

Нижегородской области

от 08.07.2019 года № 184

 

Регламент

электронного документооборота с использованием электронной подписи в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области и ее структурных (отраслевых) подразделениях

(далее — Регламент)

 

I. Общие положения

 

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее — СЭДО) в Администрации Воротынского муниципального района Нижегородской области и ее структурных (отраслевых) подразделениях (далее – Администрация и ее структурные (отраслевые) подразделения) при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, последовательность их согласования и отправки, подписания и электронной отправки, а также описание функций по применению электронной подписи (далее — ЭП).

1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделений, являющимися участниками электронного документооборота, обеспеченными ЭП.

1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;

владелец сертификата ключа проверки электронной подписи — лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Нижегородской области;

документооборот — движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в указанный адрес;

ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенных для создания электронной подписи;

ключ проверки электронной подписи — уникальная последовательность символов, однозначно связанных с ключом электронной подписи и предназначенных для проверки подлинности электронной подписи (далее — проверка электронной подписи);

носитель ключевой информации — физическое устройство хранения (дискета, флеш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП;

подписант — должностное лицо, имеющее право подписи;

подлинник документа — первый и единственный экземпляр документа;

пользователи — сотрудники Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделений, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);

прикрепленный файл — текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

регистраторы — пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделений, ответственные за ведение делопроизводства);

электронный документ — документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;

средства электронной подписи — шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

сертификат ключа проверки электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

удостоверяющий центр — юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

участники электронного взаимодействия — осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронная регистрационная карточка документа — представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме.

1.5. В Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделениях создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

1.7. Информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, юридически значимым, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

1.8. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

1.9. Подписание (согласование, визирование) электронных документов осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств — защищенных электронных носителей ключевой информации.

1.10. Право подписи электронных документов с использованием ЭП имеют Глава администрации Воротынского муниципального района (далее – Глава администрации), заместители Главы администрации, управляющий делами Администрации Воротынского муниципального района (далее- Управляющий делами), руководители структурных (отраслевых) подразделений, должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.11. Право согласования (визирования) электронных документов имеют все должностные лица), которым установлена ЭП.

1.12. Право подписи резолюции ЭП имеют Глава администрации, заместители Главы администрации, Управляющий делами, руководители структурных (отраслевых) подразделений и должностные лица, исполняющие их обязанности.

1.13. Подписание (согласование, визирование) документа может выполняться с любого рабочего места СЭДО, на котором установлены программные средства ЭП, после выполнения необходимых настроек СЭДО.

1.14. Настоящий Регламент используется для организации работы по подписанию (согласованию, визированию) со следующими видами документов:

входящие (поступающие из сторонних организаций) документы;

исходящие (отправляемые в сторонние организации) документы;

внутренние (создаваемые и направляемые по Администрации и ее структурным (отраслевым) подразделениям) документы;

1.15. Сотрудники Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделений (пользователи СЭДО) обязаны ознакомиться с руководством по работе в СЭДО, иметь навыки работы с СЭДО и соблюдать настоящий Регламент. Органом, ответственным за организацию обучения сотрудников Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделений, является Управление делами Администрации Воротынского муниципального района (далее – Управление делами).

 

II. Общие вопросы приема и регистрации документов

 

2.1. Прием и регистрация входящих документов в адрес Главы администрации на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (поступающих по каналу межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО) и на официальный адрес электронной почты Администрации Воротынского муниципального района осуществляются централизованно Управлением делами.

2.2. Прием и регистрация входящих документов в адрес заместителей Главы администрации, руководителей структурных (отраслевых) подразделений администрации района на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме осуществляются ответственными за делопроизводство сотрудниками в соответствующих структурных (отраслевых) подразделениях.

2.3. Прием и регистрация обращений граждан на бумажном носителе (поступающих федеральной почтовой связью, через службы экспресс-доставки, фельдъегерской и курьерской связью, факсимильной связью, нарочными) и в электронной форме (по каналу МЭДО, в раздел «Интернет приемная» официального сайта Администрации Воротынского муниципального района) осуществляется Управлением делами.

2.4. Ответственность за соответствие документа, размещенного в СЭДО, документу на бумажном носителе несет сотрудник, разместивший в СЭДО этот документ.

2.5. Регистрация входящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Вх- и индексом 115, соответствующим администрации Воротынского муниципального района.

Пример: Вх-115-12345/19 (входящий документ, зарегистрирован в адрес Главы администрации, порядковый номер 12345, 19 — год регистрации).

2.6. Внутренние документы поступают и передаются только в электронном виде по СЭДО.

2.7. Регистрация внутренних документов, создаваемых в Администрации и ее структурных (отраслевых) подразделениях, осуществляется в подразделениях подготовившем документ, повторная регистрация не осуществляется.

Регистрация внутренних документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Сл- и индексом.

Пример: Сл-115-12345/19 (внутренний документ, администрации Воротынского муниципального района, порядковый номер 12345, 19 — год регистрации).

2.8. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью Главы администрации на бумажном носителе и в электронной форме (поступающих по СЭДО и подписанных ЭП), осуществляется централизованно Управлением делами.

2.9. Регистрация исходящих документов, подписанных Главой администрации, руководителями структурных (отраслевых) подразделений администрации района в ответ на обращения граждан, осуществляется в Управлении делами.

2.10. Регистрация исходящих документов, подготовленных за подписью заместителей Главы администрации, руководителей структурных (отраслевых) подразделений администрации района, осуществляется в структурных (отраслевых) подразделениях.

Регистрация исходящих документов осуществляется сквозным порядковым номером с префиксом Исх- и индексом.

Пример: Исх-115-12345/19 (исходящий документ, администрации Воротынского муниципального района, порядковый номер 12345, 19 — год регистрации).

2.11. Регистрация обращений граждан осуществляется сквозным порядковым номером заявителя с префиксом ОГ и индексом 115.

Пример: ОГ-115-12345/19 (ОГ — обращение гражданина, 115 — зарегистрировано в Администрации Воротынского муниципального района, 12345 — порядковый номер обращения заявителя в текущем году, 19 – 2019 год).

2.12. Линейка нумерации входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан обнуляется в начале каждого года.

 

III. Порядок регистрации входящих документов в СЭДО

 

3.1. Документы на бумажном носителе проходят первичную обработку в Управлении делами (приемка, вскрытие упаковок и конвертов, проверка правильности доставки (адрес)), проверку полноты оформления и комплектности документа и передаются для регистрации. Ошибочно доставленные документы возвращаются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Документы, не подлежащие регистрации, передаются исполнителю также в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.2. Регистрация входящих документов в Управлении делами осуществляется в следующем порядке: документы, поступившие в адрес Главы администрации регистрируются сотрудниками Управления делами с 09:00 до 16:00 (в пятницу до 15:00), регистрируются сотрудниками Управления делами датой текущего дня, после указанного времени — датой следующего рабочего дня.

В случае, если время и сроки регистрации входящих документов в Администрации района и ее структурных (отраслевых) подразделений отличаются от указанных в настоящем пункте, Управление делами определяет порядок регистрации самостоятельно.

3.3. Сканирование документов на бумажных носителях для последующего занесения в СЭДО осуществляется следующим образом. На свободном от текста поле первого листа поступившего документа с использованием принтера наносится штрих-код, содержащий входящий номер документа. Подготовленный к сканированию документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующее устройство первым. Документы формата А4, подшивка которых не скреплена печатью, расшиваются, пакетами по несколько документов общим объемом до 200 листов в пакете помещаются в потоковый сканер и после сканирования сшиваются вновь. В результате сканирования получается электронный образ документов, поступивших в Управление делами на бумажном носителе. Штрих-код документа считывается специальным устройством, распознается и позволяет идентифицировать документ. В соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные образы документов автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в базе данных СЭДО. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

3.4. Не подлежат сканированию следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «конфиденциально»;

содержащие персональные данные, в том числе о муниципальных служащих Воротынского муниципального района;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);

оформленные на листах формата более А4;

оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

Работа с документами, не подлежащими сканированию, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

3.5. При регистрации документов в СЭДО вносятся следующие сведения:

1) адресант (корреспондент, отправитель — указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан — фамилия, имя, отчество гражданина);

2) адресат (указывается наименование организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ);

3) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4) наименование вида документа;

5) дата документа (проставляется дата, присвоенная организацией — автором документа);

6) исходящий номер документа (проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);

7) дата поступления документа;

8) входящий номер входящего документа (совпадает с номером на стикере);

9) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

10) заголовок к документу;

11) индекс дела по номенклатуре дел;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

15) указания по исполнению документа (исполнитель, дата исполнения);

16) отметка о контроле;

17) проверка электронной подписи;

18) подразделение — ответственный исполнитель документа;

19) файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

3.6. Сотрудник, выполняющий регистрацию электронного документа в СЭДО, регистратор заполняет регистрационную карту, прикрепляет к ней электронный образ поступившего документа. В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карте делается связка с ними.

 

IV. Порядок регистрации обращений граждан в СЭДО

 

4.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в порядке, установленном разделом III настоящего Регламента, с учетом следующих особенностей:

4.1.1. Обращения граждан на бумажном носителе, прошедшие первичную обработку в Управлении делами, проходят систематизацию у ответственного специалиста (проверка правильности адреса доставки — наименование органа местного самоуправления, в который направлено письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, наличия фамилии, имени, отчества (последнее — при наличии) заявителя и почтового адреса, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации); ошибочно доставленная корреспонденция и тексты, являющиеся по внешним признакам поздравлениями, приглашениями, соболезнованиями, печатными изданиями, текстами на иностранных языках, возвращаются отправителю.

4.1.2. Обращения граждан, поступившие в адрес Главы администрации, заместителей Главы администрации, регистрируются соответственно сотрудниками Управления делами и сотрудниками структурных (отраслевых) подразделений Администрации района:

в письменной форме на бумажном носителе в течение 3 календарных дней с момента поступления;

в форме электронного документа — в течение суток;

обращения в устной форме регистрируются в день обращения.

Регистратор заполняет регистрационную карту в СЭДО, прикрепляет к ней электронный образ поступившего обращения (обращения на бумажном носителе подлежат сканированию с созданием электронного образа документа). В случае необходимости делается связка с иным(и) обращением(ями).

При регистрации обращений граждан в СЭДО вносятся следующие сведения:

— дата регистрации;

— фамилия(и), имя(имена), отчество(а) автора(ов) (последнее — при наличии);

— почтовый(ые) адрес(а) автора(ов) и (или) адрес электронной почты;

— социальное положение автора(ов) (при наличии таких сведений);

— сведения об адресате (орган, руководитель органа либо иные адресаты);

— форма поступления (в письменной форме, в форме электронного документа, в устной форме);

— кратность поступления обращения (первичное, повторное, неоднократное);

— признак «много пишущий автор»;

— канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет», личный прием граждан, выездной прием граждан, правовая консультация, интернет-линия, «горячая» телефонная линия, каналы электронного обмена — VipNet или МЭДО, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и др.);

— наименование государственного (иного) органа или организации отправителя (в случае поступления обращения в порядке переадресации в соответствии с компетенцией), дата и исходящий номер сопроводительного документа;

— количество листов основного текста обращения;

— наличие приложений либо вложений (описание приложения, количество листов либо формат и объем электронного файла);

— вид вопроса (предложение, заявление, жалоба, «не обращение»);

— признак постановки обращения на контроль;

— указания по исполнению документа (проект резолюции);

— регистрационный номер;

— фамилия и телефон регистратора.

4.1.3. В случае, если время и сроки регистрации обращений граждан в Администрацию и ее структурные (отраслевые) подразделения отличаются от указанных в настоящем разделе, сотрудники Управления делами и сотрудники структурных (отраслевых) подразделений Администрации района, ответственные за регистрации обращений граждан определяют порядок регистрации самостоятельно.

 

V. Порядок рассмотрения документов в СЭДО с использованием

электронной подписи Главой администрации и его заместителями

 

5.1. Зарегистрированные документы на имя Главы администрации района или в адрес Администрации Воротынского района передаются Главе администрации для рассмотрения и подготовки резолюций по исполнению документов, подписанные резолюции автоматически рассылаются для исполнения должностным лицам, указанным в резолюции.

5.2. Резолюция на бумажном носителе подлежит внесению в СЭДО и сканируется. При этом документы автоматически передается в электронные папки «Новые задания» или «Новая корреспонденция», «Обращения граждан» ответственных лиц, определенных в резолюции подписанта исполнителями.

5.3. Документы на бумажном носителе передаются ответственному исполнителю, указанному в резолюции. Соисполнителям документа копии на бумажном носителе не передаются, для работы используется электронный образ документа в СЭДО (прикрепленный файл к регистрационной карточке документа).

5.4. Правами доступа в СЭДО для создания и утверждения резолюции наделяются:

Глава администрации;

Заместители Главы администрации.

5.5. Документ с утвержденной резолюцией в электронной форме считается доведенным до исполнителя (пользователя СЭДО) с момента его поступления в соответствующую папку СЭДО. При получении документа с подписанной резолюцией на бумажном носителе резолюция сканируется, дальнейшая работа осуществляется с электронным образом документа в СЭДО.

 

VI. Подготовка и согласование исходящих и внутренних

документов в СЭДО с использованием электронной подписи

 

6.1. При подготовке проекта внутреннего либо исходящего документа исполнитель выполняет следующие действия:

создание регистрационной карты (далее — РК) внутреннего или исходящего документа;

заполнение обязательных полей на вкладке «Данные»;

прикрепление файлов документа на вкладке «Версии файлов»;

создание маршрута согласования на вкладке «Согласование»;

установка признака «Подписывать файлы при согласовании» в карточке маршрута согласования;

перечисление в карточке маршрута согласования сотрудников, которым документ направляется на согласование (визирование), с указанием последовательности согласования (визирования) и, при необходимости, сроков согласования (визирования);

исполнитель осуществляет контроль процесса согласования;

после завершения процесса согласования исполнитель направляет документ на подписание. В случае, если в документ внесены изменения, прикрепляет файл с измененной версией документа;

исполнитель формирует маршрут согласования с указанием вида согласования «Утверждение» для лица, подписывающего документ. Операция «Утверждение» создается для итоговой версии файлов, согласованной без замечаний;

исполнитель запускает маршрут согласования либо утверждения по кнопке «Начать согласование».

6.2. Лица, которым документ поступил на согласование (визирование), осуществляют следующую последовательность действий:

просмотр карточки согласования из папки «Исполнитель — Новые поручения» или «Руководитель — На согласование»;

ознакомление с прикрепленными файлами документа;

ознакомление с результатами предыдущего согласования на вкладках «Лист согласования» и «Дерево резолюций»;

внесение замечаний в текст документа и/или в поле «Замечания» карточки задания на согласование (при наличии замечаний);

прикрепление ответного файла или листа замечаний в поле «Ответный файл» карточки задания на согласование (при необходимости);

простановка отметки о согласовании или отклонении по каждому файлу (при наличии замечаний допустимо проставлять отметку о согласовании или об отклонении по усмотрению согласующего).

При согласовании документа с использованием электронной подписи необходимо вставить ключ электронной подписи в USB-порт компьютера и ввести pin-код для использования ЭП.

6.3. Исполнитель, направивший документ на согласование (визирование) либо подписание, осуществляет следующую последовательность действий:

проверку наличия документов в папке «Мои документы — согласование завершено» либо в папке «Отклоненные задания на согласование»;

просмотр результатов согласования в регистрационной карточке документа на вкладке «Лист согласования», «Резолюции» или «Согласование»;

сведение результатов согласования и направление исправленного документа на дополнительное согласование или подписание.

При наличии замечаний к документу исполнитель создает новую версию файла документа, вносит изменения в файл новой версии, создает и запускает новый маршрут согласования. При создании маршрута согласования исполнитель прикладывает лист учета замечаний как сопроводительный файл. При отсутствии замечаний, наличии всех виз согласующих и действительности ЭП согласующих сторон исполнитель направляет документ на подписание, после подписания документ передается на регистрацию.

6.4. Используются следующие модели согласования документов:

— параллельная (проект документа направляется на согласование одновременно всем согласующим);

— последовательная (проект документа направляется на согласование согласующим по очереди);

— комбинированная (одна часть процесса согласования документа осуществляется по последовательной модели, другая — по параллельной).

Выбор той или иной модели согласования осуществляется исполнителем документа при формировании списка согласующих и направлении документа на согласование.

 

VII. Регистрация исходящей и внутренней

корреспонденции в СЭДО

 

7.1. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью Главы администрации осуществляется в Управлении делами. Регистрация исходящей и внутренней корреспонденции за подписью заместителей Главы администрации и руководителей структурных (отраслевых) подразделений администрации района осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в них.

7.2. Сотрудники, осуществляющие регистрацию и передачу документов адресатам (получателям), осуществляют следующую последовательность действий:

проверяют наличие всех необходимых виз и действительность электронных подписей согласующих на вкладках «Лист согласования», а также наличие отметки в колонке «Статус ЭП» Листа согласования «Подпись истинная»;

выполняют регистрацию документа (при успешной проверке) или возврат документа на подготовку (если при проверке выявлены нарушения в порядке согласования или недействительных электронных подписей (установлена недействительность ЭП);

распечатывают на бланке (состав видов и формы бланков, применяемых в администрации района утверждены Инструкцией по делопроизводству) зарегистрированный документ, проставляют штамп подтверждения электронной подписи, прикрепляют сканированный образ документа к регистрационной карточке.

7.3. При изготовлении подписанного электронного документа на бумажном носителе подпись Главы администрации и заместителей Главы администрации заверяется:

оттиском штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом) «Копия электронного документа, подписанного электронной подписью»;

собственноручной подписью уполномоченного на заверение копий документов сотрудника в установленном порядке, при этом его фамилия и дата создания копии электронного документа проставляются на бумажном носителе;

оттиском штампа, имеющим надпись: «Управление делами Администрации Воротынского района Нижегородской области. Для заверения копий электронных документов».

7.4. Подписанные документы, подготовленные на бумажном носителе, передаются в соответствующие структурные подразделения для регистрации и подготовки к отправке адресатам.

 

VIII. Контроль исполнения документов в СЭДО

 

8.1. Организация контроля исполнения документов в СЭДО осуществляется в сроки и в порядке, установленные ведомственными нормативными актами.

8.2. Централизованный контроль исполнения поручений в СЭДО осуществляется в Управлении делами, контроль исполнения поручений заместителей Главы администрации и руководителей структурных (отраслевых) подразделений администрации района осуществляется ответственными должностными лицами данных подразделений.

8.3. В целях организации централизованного контроля исполнения в СЭДО:

8.3.1. Управлением делами в течение рабочего дня осуществляется постановка на контроль документа в СЭДО с указанием промежуточных и итоговых сроков исполнения по каждому пункту документа, поставленного на контроль.

8.3.2. Сотрудниками Управления делами при работе в СЭДО осуществляется:

проверка факта доведения документов до конкретных исполнителей;

проверка хода исполнения, редактирование контрольной карты путем внесения данных о ходе исполнения документов, в т.ч. фиксирование причин неисполнения в установленные сроки, причин переноса срока исполнения и установление новых сроков исполнения;

снятие документов с контроля, закрытие контрольной карты документа путем внесения данных об исполнении;

формирование отчетов по исполненным документам;

формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации района и ее структурных (отраслевых) подразделениях.

Аналогичные мероприятия по постановке и организации контроля исполнения документов, поступивших в адрес заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, осуществляются ответственными сотрудниками соответственно.

Указанные действия осуществляются в соответствии с последовательностью операций, указанных в руководстве пользователя СЭДО.

Информация о документах, поставленных на централизованный контроль, о ходе их исполнения доступна для работы в СЭДО на рабочих местах ответственных сотрудников.

8.4. Ответственным сотрудником, на рабочем месте которого установлена СЭДО, формируется перечень контрольных документов со сроками исполнения, истекающими в предстоящий период, и передается для работы в установленном порядке сотруднику, ответственному за организацию контроля исполнения (далее — контролер), в случае поступления на исполнение срочного документа, данная информация передается незамедлительно.

8.4.1. Контролер доводит информацию о предстоящих к исполнению документах до конечных исполнителей и их руководителей.

8.4.2. Отчеты об исполнении документов доводятся конечным исполнителем или контролером до ответственного сотрудника Управления делами до истечения контрольного срока любым доступным способом: посредством СЭДО, посредством электронной почты, факсимильной связи или нарочным.

8.4.3. Ответственность за своевременное исполнение и направление отчета несут структурные (отраслевые) подразделения администрации района, являющиеся исполнителем контрольного документа.

8.4.4. Работа по исполнению и организации контроля исполнения осуществляется с использованием технических возможностей СЭДО в соответствии с руководством пользователя СЭДО. Все отчеты об исполнении контрольных документов размещаются в СЭДО в соответствии с контрольными сроками.

8.4.5. Порядок внутреннего контроля исполнения документов в Администрации Воротынского района идентичен порядку организации централизованного контроля в СЭДО.

 

 

IX. Требования при организации хранения

и использования носителей ключевой информации

 

10.1. Ключ ЭП является персональным, выдается сотрудникам администрации Воротынского муниципального района под роспись, запрещена передача ключа ЭП другим лицам.

10.2. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи должен обеспечить все необходимые меры, исключающие несанкционированный доступ к принадлежащему ему ключевому носителю.

10.3. При работе с ЭП запрещается:

— производить несанкционированное копирование носителей ключевой информации;

— выносить носители ключевой информации за пределы помещений администрации Воротынского муниципального района;

— выводить ключи ЭП на экран монитора или принтер;

— использовать носитель ключевой информации на других АРМ;

— записывать на носитель ключевой информации посторонние файлы.

10.4. Владельцы ключей ЭП несут персональную ответственность за безопасность (сохранение в тайне) ключей ЭП и обязаны обеспечить их сохранность, неразглашение и нераспространение.

10.5. Срок действия ключей ЭП — один год. Владелец ключа ЭП получает право использования соответствующего ключа подписи в течение всего срока действия.

10.6. За две недели до окончания срока действия ключа ЭП пользователь ЭП обращается в Управление делами, которое осуществляет взаимодействие с удостоверяющим центром, для формирования и выдачи нового комплекта, включающего ключ ЭП и ключ проверки ЭП.

10.7. При компрометации ключа ЭП (хищении, утрате, разглашении, несанкционированном копировании и других происшествиях, в результате которых ключ ЭП мог стать доступным третьим лицам и (или) процессам) владелец ключа ЭП немедленно прекращает его использование и незамедлительно сообщает об этом в Управление делами.

10.8. При увольнении работник в обязательном порядке сдает ключ ЭП уполномоченному сотруднику Управления делами.

 

XI. Порядок устранения неисправности СЭДО

 

11.1. В случае возникновения в СЭДО сообщений об ошибках, сотрудники Администрация и ее структурных (отраслевых) подразделений информируют ответственного сотрудника Управления делами. Сотрудник Управления делами устанавливает причины возникновения ошибки и организует работу по ее устранению. О результатах работы и сроках устранения неисправности ответственный сотрудник информирует сотрудника Управления делами, ответственного за работу с СЭДО.